6 Risico’s 2020

Het werk dat Woonforte verzet gaat gepaard met risico’s. Om deze te beheersen is het belangrijk om inzicht te hebben en te houden in deze risico’s. Woonforte is transparant over deze risico’s en onzekerheden. Via goed risicomanagement zorgen wij voor voldoende zekerheid om onze strategische doelstellingen uit de MVS op een verantwoorde manier te behalen.

Risicomanagement maakt deel uit van het interne beheersingssysteem van Woonforte. Het is geen op zichzelf staand vakgebied, maar heeft raakvlakken met control en processen. Interne beheersing is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over het bereiken van doelstellingen.

Woonforte wil ‘in control’ zijn.

Dit betekent dat Woonforte:

• haar doelstellingen uit de MVS realiseert tegen acceptabele risico’s;
• vaststelt dat de juiste dingen op de juiste manier gedaan worden (o.a. juistheid en betrouwbaarheid van gegevens, naleven procedures);
• de organisatie monitort en continue wil ontwikkelen en verbeteren (o.a. uitvoeren audits, risicoanalyses, rapportages, opstellen procesbeschrijvingen, verbetervoorstellen);
• voldoet aan wet- en regelgeving;
• met aandacht voor softcontrols.

Het ‘Three lines of defence'-model is een methode om te laten zien dat de organisatie in control is en dat de belangrijkste risico’s goed beheerst worden. Woonforte past dit model toe bij de inrichting van het risicomanagement. Het model structureert de rollen en verantwoordelijkheden bij het op orde krijgen en houden van het risicomanagement. Binnen het model heeft elke ‘verdedigingslinie’ zijn eigen verantwoordelijkheid in de beheersing van risico’s.

Woonforte heeft haar raamwerk voor risicomanagement gebaseerd op het COSO-model. Het COSO-model gaat over strategie, effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen en de naleving van wet- en regelgeving. Daarbij zijn de volgende invalshoeken relevant:

• Governance en cultuur
• Strategie en doelstellingen
• Prestatie
• Review en herziening

Eén van de belangrijkste risico’s is dat wij de opgave, om op een redelijke termijn in de vraag te voorzien van (een deel van) onze doelgroepen, onvoldoende realiseren. Het gaat daarbij niet alleen om uitbreiding de woningportefeuille, woningtoewijzing en het vergroten van de doorstroming maar ook om de verduurzaming van de woningportefeuille.

Het is daarom niet verrassend dat de in december 2020 ondertekende prestatieafspraken voor 2021 gericht zijn op het versnellen van de bouw van sociale huurwoningen, het stimuleren van de doorstroming van senioren vanuit een eengezinswoning, het waarborgen van de betaalbaarheid van huurwoningen en aandacht voor duurzaamheid d.m.v. actieve deelname in de projectgroep Transitievisie Warmte en het opstellen van wijkuitvoeringsplannen.

Kasstromen staan de komende jaren fors onder druk door de grote investeringsopgave, stijgende bouwkosten en toename van de belastingdruk. Hierdoor is de kans vrij groot dat niet alle ambities tegelijkertijd uitgevoerd kunnen worden. We hebben een allocatievraagstuk, waarbij we ook de effecten op langere termijn beoordelen.

De gevolgen van de coronapandemie op de economische ontwikkeling en de impact op onze huurders blijven onzeker. Daarom werkt Woonforte met scenarioanalyses die inzicht geven in de korte, middellange en lange termijneffecten. Daarbij wordt in ieder geval rekening gehouden met de gevolgen voor de bedrijfsdoelstellingen en met mogelijke financiële effecten vanwege hogere rente, daling van de marktwaarde, hogere huurderving, huurprijsbeleid, mutatiegraad, uitvoering van projecten en de doorwerking daarvan in ratio’s zoals ICR en loan-to-value.

Er zijn uitgangspunten vastgesteld voor een duurzaam bedrijfsmodel waardoor Woonforte ook op langere termijn kan blijven presteren op het gebied van sociale volkshuisvesting.

Per kwartaal worden de belangrijkste risico’s geactualiseerd. Over de belangrijkste risico’s wordt gerapporteerd in de kwartaalrapportages aan bestuur en de Raad van Commissarissen. Daarbij wordt inzicht gegeven in de maatregelen die zijn genomen. Indien nodig wordt er tussentijds gerapporteerd. In het jaarverslag legt het bestuur hier verantwoording over af.

Woonforte is gestart met het actualiseren en optimaliseren van de processen en het implementeren van een G(overnance) R(isicomanagement) C(ontrol) platform. Doel is om na implementatie te allen tijde voor iedereen in de organisatie inzichtelijk te hebben hoe zaken samenhangen qua rollen van medewerkers in de processen, in de systemen en welke risico’s hiermee verbonden zijn. In het implementatietraject worden ook de rapportages en het bieden van handvaten voor het laten landen in de organisatie betrokken.

Vanwege de omvang van de investeringsprojecten is in 2020 de control van projecten anders georganiseerd. Daarbij wordt volgens een werkprogramma projectbeheersing gewerkt.

Hieronder vallen risico’s en onzekerheden die een belemmering vormen om de strategie te realiseren en daardoor invloed kunnen hebben op de lange termijn doelstellingen.

De volgende bruto-risico’s zijn geïdentificeerd:

Beheersing reputatie

Een slecht imago kan beperkingen geven bij de realisatie van doelstellingen. Ons uitgangspunt is dat we geen risico’s willen lopen die ons imago negatief kunnen beïnvloeden. De afdeling Communicatie houdt alle media in de gaten en maakt daarbij gebruik van monitoringtools. Indien nodig wordt meteen gereageerd. Dit geldt niet alleen voor goed nieuws, maar ook voor negatieve zaken waar we onvermijdelijk soms mee te maken hebben.

In 2020 vonden geen gebeurtenissen plaats met een negatief effect op ons imago.

Huisvesting doelgroepen

De komende jaren zijn voldoende locaties beschikbaar om onze nieuwbouwopgave voor een belangrijk deel te realiseren. Vanwege de huidige beperking vanuit de provincie om buiten bepaalde grenzen te bouwen, bestaat het risico dat het nieuwbouwprogramma niet geheel dan wel later in de tijd gerealiseerd kan worden. Met de gemeente en andere partijen wordt permanent gezocht naar nieuwe mogelijkheden.

Daarnaast is er beleid vastgesteld waarmee we vanaf 2020 arrangementen toepassen om de doorstroming te vergroten en een verhuisketen op gang te brengen.

In 2019 zijn uitgangspunten vastgesteld ten aanzien van een duurzaam bedrijfsmodel. Uitgangspunt hierbij is dat Woonforte ook op langere termijn voldoende kan blijven presteren op het gebied van sociale volkshuisvesting. Deze uitgangspunten worden jaarlijks toegepast bij het opstellen en vaststellen van de kaderbrief.

Begin 2020 is een strategisch portefeuilleplan vastgesteld en beoordeeld op financiële haalbaarheid.  Dit plan is afgestemd op de gemeentelijke woonvisie en prestatieafspraken. Jaarlijks (her)ijken we het portefeuillebeleid / complex-strategieën / optimaliseren we programma’s en toetsen we op betaalbaarheid en haalbaarheid.

Jaarlijks bespreken we de prestatieafspraken met de gemeente Alphen aan den Rijn en actualiseren wij deze.
Op 9 december 2020 tekenden alle partijen de jaarafspraken 2021.

Dit zijn risico’s en onzekerheden die de effectiviteit en efficiëntie van de operationele activiteiten beïnvloeden en daarmee vooral betrekking hebben op de processen, mensen en systemen en van invloed kunnen zijn op de kortetermijndoelstellingen.

Frauderisico

Zowel intern, de Aw als de accountant besteden aandacht aan dit risico. Er zijn allerlei maatregelen getroffen om het frauderisico te beheersen. Jaarlijks doet het management een frauderisico-beoordeling en worden maatregelen voor zover nodig aangepast. In 2020 waren er geen incidentmeldingen op het gebied van fraude over medewerkers van Woonforte. Ook waren er geen meldingen bij de anonieme meldlijn.

Operationele risico’s m.b.t. fraude worden uitgewerkt bij het actualiseren en optimaliseren van de processen en de implementatie van het GRC-platform (Governance, Risk, Compliance).

Informatiebeveiliging en -continuïteit

In 2019 zijn aanpassingen in het informatiebeveiligingsbeleid gedaan. Deze betroffen met name de systematiek van het uitvoeren van een risicoanalyse. Naar aanleiding van de in 2020 uitgevoerde risicoanalyse worden de te treffen maatregelen uitgewerkt in een informatiebeveiligingsplan.

In november 2020 is een penntest uitgevoerd op de nieuwe omgeving van Embrace. Zowel op het gedeelte van het KCC, de kennisbank, website en huurdersportaal. Uit het rapport kwamen twee items naar voren met een hoge risico-inschatting. Onderzocht wordt welke mitigerende maatregelen nodig zijn.

Doordat meer mensen vanuit huis werken, spelen andere beveiligingsaspecten een rol. Apparatuur waarmee we thuis werken, is voorzien van de laatste updates, een goede virusscanner en een beveiligd wifi-netwerk. Extra alert zijn we op phishing mails en regelmatig toetsen we alertheid van medewerkers.

Om het bewustzijn van medewerkers te vergroten, zijn in 2020 mystery calls geweest en is een smshing test uitgevoerd. De resultaten van de smshing test zijn via intranet gedeeld. Ook zijn op intranet nieuwsberichten geplaatst over Whatsapp-fraude en valse emails en is een webinar voor de medewerkers hierover gegeven. De beveiliging van de systemen wordt continu benadrukt bij de gebruikers.

Betrouwbare en tijdige informatievoorziening

Randvoorwaarde voor interne beheersing is een adequate informatievoorziening. In 2020 is een aantal managementrapportages per afdeling beschikbaar gekomen in de lijn van de kwartaalinformatievoorziening aan bestuurder, MT en RvC.

Dit zijn de risico’s en onzekerheden met betrekking tot de financiële positie van Woonforte zoals continuïteits-, liquiditeits- en renterisico’s.
Woonforte wil het (rendement op) vermogen adequaat inzetten voor de maatschappelijke opgave.

Continuïteitsrisico

Woonforte past uitgangspunten gericht op een duurzaam bedrijfsmodel toe. De essentie daarvan is dat het kasstromen genererende vermogen van de vastgoedportefeuille op langere termijn op een bepaald minimaal niveau blijft.

Woonforte is financieel gezond maar kan niet alles realiseren. Er zijn keuzes gemaakt voor de prioritering realisatie van doelstellingen.

(Her)financieringsrisico / onzekerheden in de mogelijkheden om financiering aan te trekken

Woonforte startte een traject om een meerjarig financieringsarrangement af te sluiten met de ECB. Hiermee verkrijgen we tegen een relatief gunstige rente meerjarige zekerheid over financiering. Door verschillende oorzaken (o.a. de coronapandemie) heeft de ECB de ontwikkeling van financieringsarrangementen opgeschort. Gelet op de borgingsmogelijkheden bij het WSW heeft Woonforte geen financieringsrisico.

Renterisico

Door renterisicomanagement beperkt Woonforte de gevoeligheid voor renteschommelingen in de tijd door een evenwichtige spreiding van de renterisico’s.

Liquiditeitsrisico

Het waken over de beschikbaarheid van liquiditeit is een belangrijk aandachtsgebied van treasury. De korte en middellange liquiditeitsplanning is in het treasury-jaarplan opgenomen. Deze worden per kwartaal of tussentijds als nodig is in de treasury-commissie besproken.

Woonforte heeft in 2020 geen liquiditeitsproblemen gehad.

Hieronder vallen risico’s en onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de interne- en externe financiële verslaglegging.

Onvoldoende kwaliteit en niet tijdige beschikbaarheid verslaggeving

Er zijn verschillende maatregelen getroffen (zoals het toepassen van definities en standaarden in eigen administratie en informatievoorziening en het verbeteren en borgen van de kwaliteit van data) om deze risico’s tot een acceptabel niveau te verlagen.

Subjectiviteit waarderingsvraagstukken

Een betrouwbare uitkomst van de waardering van de vastgoedportefeuille op marktwaarde in verhuurde staat is geborgd door verschillende maatregelen:

• Organisatie: verschillende rollen (beheer vastgoed, vastgoedsturing, administratie en control) zijn belegd op basis van functiescheiding.
• Taxatie: de externe taxateur maakt voor eenderde deel jaarlijks een volledige taxatie. Voor het overige deel van de woningen, BOG/MOG en parkeerplaatsen geeft de taxateur een aannemelijkheidsverklaring af.
• Benchmark: de uitkomsten worden gerelateerd aan marktontwikkelingen en -trends. Daarnaast vindt een analyse plaats met de WOZ-waarden.
• Datakwaliteit: Woonforte heeft maatregelen getroffen om de datakwaliteit die relevant is voor de marktwaardewaardering op het vereiste niveau te krijgen.
• Afstemming: aan het einde van het proces vindt afstemming plaats tussen alle betrokkenen in het proces. Het betreft medewerkers, taxateurs en accountant. Besproken wordt: kwaliteit van het proces, datakwaliteit, opvallende trends en afspraken over verbeterpunten. Geconcludeerd is dat de datakwaliteit goed is.

Dit zijn risico’s en onzekerheden die voortvloeien uit wetten en regels (zowel intern als extern) en die een directe invloed hebben op de organisatie en/of de bedrijfsprocessen van de rechtspersoon.

Woonforte heeft de verantwoordelijkheid voor compliance belegd per discipline. Primair is de proceseigenaar verantwoordelijk. Er wordt onderscheid gemaakt in externe regels (wet- en regelgeving, richtlijnen) en interne regels (reglementen en procedures, toepassen van beleid). Toepassen van beleid wordt gekoppeld aan het risicoregister en het GRC- en procesmodel.

Veiligheid & Gezondheid (asbest, legionella, koolmonoxide en brandveiligheid en bouwkundige gebreken)

Er is een stuurgroep Safety en Security die de risico’s van veiligheid en gezondheid gestructureerd ter hand neemt aan de hand van de risicokaart Safety & Security. In het 4e kwartaal 2020 is de risicoanalyse opnieuw uitgevoerd en de risicokaart geactualiseerd. De belangrijkste risico’s betreffen de aanwezigheid van asbest, legionella, koolmonoxide, brandveiligheid en bouwkundige gebreken.

De uit te voeren activiteiten worden in een jaarplan voor het volgende jaar opgenomen.

Europese privacywet

Woonforte vindt het heel belangrijk dat de privacy van onze huurders, woningzoekenden, relaties en medewerkers goed gewaarborgd is. Het gedrag van medewerkers is een cruciale factor als het gaat om bescherming van persoonsgegevens.

In 2018 is Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming bij Woonforte geïmplementeerd.  De privacy officer is verantwoordelijk voor het compliance overleg en zorgt dat Woonforte doorgroeit in privacy-volwassenheid. Woonforte is daardoor voldoende compliant.

In 2020 hebben 22 incidenten plaatsgevonden waarvan twee daadwerkelijk gemeld zijn aan de Autoriteit persoonsgegevens. Woonforte volgt een transparant beleid en informeert betrokkenen altijd. Dit draagt, naast awareness-activiteiten die plaatsvinden, bij aan bewustwording.

Organisatie van Openbaar Belang

Woonforte is met ingang van 2020 aangemerkt als Organisatie van Openbaar Belang (OOB). Vanwege de OOB-status wordt de frequentie en intensiteit van dossier-reviews door de AFM verhoogd en is er een verplichte rol van een extra partner (‘onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling’) bij de controleopdracht. Ook is er strikte scheiding van controle- en overige diensten door onze accountant. De OOB-status heeft tot gevolg dat de doorlooptijd voor de verantwoordingsstukken korter is. Daarom hebben wij in overleg met de accountant dit proces gedynamiseerd.

Nieuwe definities onderhoud en beheer

De nieuwe definities zijn in de begroting 2020 verwerkt. De keuzes die zijn gemaakt bij het inrichten van deze begroting zijn één op één van toepassing op de jaarrekening vanaf 2020.

In een position paper is uitgewerkt hoe Woonforte de definities toepast en welke uitgangspunten Woonforte hierbij hanteert. Deze zijn afgestemd met de externe accountant.

Daarnaast vormt de controller zich een beeld ten aanzien van het compliance-risico met relevante wet- en regelgeving. Hieruit zijn in 2020 geen bijzonderheden naar voren gekomen.

In ons risicomanagementproces is de coronacrisis niet specifiek als risico benoemd. Maar dat de uitbraak van het coronavirus impact heeft op een aantal strategische doelstellingen en op de geïdentificeerde (strategische) risico’s is wel duidelijk. Waar de ‘opgave om op een redelijke termijn in de vraag te voorzien van (een deel van) onze doelgroepen onvoldoende kan worden gerealiseerd’ al een risico was, is dit risico door de coronapandemie alleen maar vergroot.

Bij de kaderbrief 2021 (opgesteld juni 2020) is een stressscenario uitgewerkt. Ook zijn de bijsturingsmogelijkheden inzichtelijk gemaakt en de financiële effecten berekend. De financiële effecten van de coronacrisis vallen tot nu toe mee ten opzichte van de inschatting die is gemaakt bij de Kaderbrief 2021. Bij de kaderbrief 2022 zal in scenario’s ten behoeve van het vaststellen streefwaarden rekening gehouden worden met de effecten van de coronacrisis.

Door het voeren van ons financieel beleid en het ontwikkelen van een wendbare organisatie moet Woonforte in staat zijn de effecten van de coronacrisis of andere onzekere gebeurtenissen op te vangen en te borgen dat wij in bepaalde mate de beoogde resultaten behalen.